2uandtrilogy.com

Etsitkö vinkkejä Excel-ammattilaiseksi?

Kukaan ei voi kiistää Excelin hyvän hallitsemisen tärkeyttä toimistossa.

Sekä aloittelijat että kokeneet käyttäjät eivät kuitenkaan välttämättä tiedä kaikkia hyödyllisiä vinkkejä.

Joten tässä on 20 vinkkiä ja temppua, jotka tekevät sinusta Microsoft Excel -ammattilaisen:

1. Valitse kaikki yhdellä napsautuksella

Saatat tietää, kuinka valita kaikki solut käyttämällä näppäimistön Ctrl (Ctrl) + A-pikanäppäintä.

Mutta monet käyttäjät eivät tiedä, että vain yhdellä kulmapainikkeen napsautuksella, kuten alla näkyy, kaikki tiedot valitaan välittömästi.

2. Avaa useita tiedostoja samanaikaisesti

Kun haluat käyttää useita tiedostoja samanaikaisesti, sen sijaan, että avaat ne yksitellen, on temppu avata ne kaikki yhdellä napsautuksella.

Valitse tiedostot, jotka haluat avata, ja paina Enter-näppäintä. Kaikki tiedostot avautuvat samanaikaisesti.

3. Vaihda useiden Excel-tiedostojen välillä

Kun useita laskentataulukoita on auki, ei ole kovin kätevää vaihtaa niiden välillä.

Ja jos sinulla on epäonnea käyttää väärää tiedostoa, voit vaarantaa koko projektisi.

Käytä Ctrl + Tab -pikanäppäintä vaihtaaksesi tiedostojen välillä helposti.

4. Lisää uusi pikakuvake valikkoon

Oletuksena ylävalikossa on kolme pikakuvaketta, jotka ovat Tallenna, Kumoa ja Tee uudelleen.

Mutta jos haluat käyttää enemmän pikanäppäimiä, kuten esimerkiksi Kopioi ja Liitä, voit lisätä ne seuraavasti:

Tiedosto -> Asetukset -> Työkalupalkki -> Pikakäyttö ja lisää Leikkaa ja Liitä vasemmalta oikealle ja tallenna.

Näet sitten 2 pikakuvaketta lisättynä ylävalikkoon.

5. Lisää soluun vinoviiva

Kun luot esimerkiksi luettelon asiakasosoitteista, sinun on ehkä tehtävä diagonaalinen jakoviiva 1. soluun.

Tämä on hyödyllinen sarake- ja rivitietojen erottamisessa. Mutta kuinka teet sen?

Napsauta solua hiiren kakkospainikkeella, napsauta sitten Muotoile solut, reunat ja lopuksi painiketta oikeassa alakulmassa (alaspäin diagonaalisesti) ja vahvista.

6. Lisää useita sarakkeita tai rivejä samanaikaisesti

Tiedät varmasti kuinka lisätä uusi rivi tai uusi sarake.

Mutta tämä menetelmä vie paljon aikaa. Koska sinun on toistettava toiminto niin monta kertaa kuin sinulla on sarakkeita tai rivejä lisättäväksi.

Paras ratkaisu on valita useita sarakkeita tai rivejä, napsauta sitten hiiren oikealla painikkeella valintaa ja valitse "Lisää" avattavasta valikosta.

Uudet rivit lisätään sitten rivin yläpuolelle tai ensin valitsemasi sarakkeen vasemmalle puolelle.

7. Siirrä tiedot nopeasti useista soluista

Jos haluat siirtää tietosaraketta laskentataulukossa, nopein tapa on valita sarake ja viedä osoitin sarakkeen reunan päälle.

Ja kun se muuttuu ristikkäisten nuolien muotoiseksi kuvakkeeksi, napsauta sitä ja anna painaa siirtääksesi saraketta vapaasti haluamaasi kohtaan.

Entä jos sinun on myös kopioitava tiedot? Paina vain Control (Ctrl) -näppäintä ennen sarakkeen siirtämistä. Uusi sarake kopioi kaikki valitut tiedot.

8. Poista nopeasti tyhjät solut

Työhön liittyviä tietoja täytettäessä joskus tietoja puuttuu. Tämän seurauksena jotkut solut jäävät tyhjiksi.

Jos sinun on poistettava tyhjät solut pitääksesi laskelmat oikeina, varsinkin kun lasket keskiarvoa, nopein tapa on suodattaa kaikki tyhjät solut pois ja poistaa ne yhdellä napsautuksella.

Valitse sarake, jonka haluat suodattaa, ja napsauta sitten Tiedot ja suodatin. Napsauta Poista valinta ja valitse viimeinen vaihtoehto nimeltä Tyhjät solut.

Kaikki tyhjät solut valitaan siten. Sinun tarvitsee vain poistaa ne, jotta ne katoavat.

9. Kuinka tehdä karkea haku

Saatat tietää, kuinka pikahaku otetaan käyttöön Ctrl + F -pikanäppäimellä.

Mutta tiesitkö, että on mahdollista tehdä karkea haku käyttämällä symboleja? (kysymysmerkki) ja * (tähti)?

Näitä symboleja käytetään, kun et ole varma, mitä tuloksia etsit. Kysymysmerkkiä käytetään yhden merkin korvaamiseen ja tähti yhden tai useamman merkin korvaamiseen.

Ja jos mietit, kuinka etsiä kysymysmerkki tai tähti, lisää vain Wave-symboli ~ sen eteen kuten alla.

10. Yksilöllisten arvojen poimiminen sarakkeesta

Onko sinulla koskaan ollut taulukkoa, josta halusit poimia ainutlaatuiset arvot sarakkeesta?

Olet todennäköisesti perehtynyt Excelin suodatintoimintoon, mutta moni ei käytä Advanced Filter -toimintoa.

Se on kuitenkin hyödyllinen yksilöllisten arvojen poimimiseen sarakkeesta. Napsauta asianmukaista saraketta ja siirry sitten kohtaan Tiedot -> Lisäasetukset. Näkyviin tulee ponnahdusikkuna.

Napsauta tässä ponnahdusikkunassa Kopioi toiseen paikkaan. Valitse sitten, minne haluat kopioida yksilölliset arvot täyttämällä Kopioi kohteeseen -kentän. Voit täyttää tämän kentän napsauttamalla suoraan valitsemaasi aluetta. Näin vältytään kirjoittamasta tarkkoja arvoja.

Sinun tarvitsee vain valita Purku ilman kaksoiskappaletta -ruutu ja napsauttaa OK. Yksilölliset arvot kopioidaan sitten määrittämääsi sarakkeeseen, ja niitä voidaan siten verrata aloitussarakkeen tietoihin.

Tästä syystä on suositeltavaa kopioida yksilölliset arvot uuteen paikkaan.

11. Rajoita syötettyjä tietoja tietojen validointitoiminnolla

Tietojen johdonmukaisuuden säilyttämiseksi sinun on joskus rajoitettava arvoja, joita käyttäjät voivat syöttää soluun.

Alla olevassa esimerkissä ihmisten iän on oltava kokonaisluku. Kaikkien tähän kyselyyn osallistuvien tulee olla 18–60-vuotiaita.

Varmista, että tämän ikäryhmän ulkopuoliset osallistujat eivät syötä tietoja siirtymällä kohtaan Tiedot -> Tietojen validointi ja lisäämällä vahvistusehdot.

Napsauta sitten Syötä viesti -välilehteä ja kirjoita seuraavanlainen viesti "Käytä kokonaislukua ikäsi ilmoittamiseen. Iän on oltava 18-60 vuotta vanha."

Käyttäjät saavat tämän viestin, kun he vievät hiiren osoittimen kyseisten solujen päälle, ja he saavat varoitusviestin, jos annettu ikä on tämän ikäalueen ulkopuolella.

12. Nopea navigointi Ctrl + nuolipainikkeella

Kun napsautat Ctrl + mitä tahansa näppäimistön nuolinäppäintä, voit siirtyä laskentataulukon neljään kulmaan silmänräpäyksessä.

Jos sinun on siirryttävä tietojesi viimeiselle riville, napsauta Ctrl + alanuoli.

13. Muunna rivi sarakkeeksi

Haluatko tarkastella tietojasi sarakkeina, kun ne ovat verkossa?

Kaikkia tietoja ei tarvitse kirjoittaa uudelleen. Näin se tehdään.

Kopioi alue, jonka haluat muuttaa sarakkeeksi. Aseta sitten kohdistin sen rivin soluun, johon tiedot sijoitetaan.

Tee Muokkaa ja Liitä määräten. Valitse Transponoitu-ruutu ja napsauta OK. Siinä se on, tietosi näytetään nyt sarakkeessa.

Huomaa, että tämä temppu toimii myös sarakkeen muuttamiseksi riviksi.

14. Piilota tiedot huolellisesti

Melkein kaikki Excelin käyttäjät tietävät kuinka piilottaa tiedot napsauttamalla hiiren oikeaa painiketta ja valitsemalla Piilota.

Mutta huolenaihe on, että se voidaan nähdä helposti, jos sinulla on vähän tietoja laskentataulukosta.

Paras ja helpoin tapa piilottaa tiedot siististi on käyttää erityistä solumuotoa.

Voit tehdä tämän valitsemalla maskattavan alueen ja napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella valitaksesi Muotoile solut.

Valitse Mukautettu ja aseta kohdistin kohtaan Tyyppi. Kirjoita koodi ";;;" ilman lainausmerkkejä. Paina OK. Solun sisältö on nyt näkymätön.

Nämä tiedot näkyvät vain esikatselualueella Toiminto-painikkeen vieressä.

15. Yhdistä useiden solujen sisältö yhdeksi yksittäiseksi

Ei tarvitse käyttää monimutkaisia ​​kaavoja useiden solujen sisällön yhdistämiseen. Niin kauan kuin osaat käyttää &-symbolia, sinun ei tarvitse huolehtia.

Alla on 4 saraketta, joissa kussakin on eri tekstiä. Mutta miten yhdistät ne yhdeksi?

Valitse solu, jossa haluat näyttää tuloksen. Käytä sitten kaavaa &-merkillä alla kuvatulla tavalla.

Kirjoita lopuksi Enter, jotta kaikki A2:n, B2:n, C2:n ja D2:n sisällöt yhdistetään yhdeksi soluksi, jolloin saadaan LizaUSA25 @.

16. Vaihda pienistä kirjaimista isoihin kirjaimiin

Haluatko vaihtaa pienistä kirjaimista isoihin? Tässä on yksinkertainen kaava tehdä se.

Kirjoita funktiokenttään CAPITAL alla olevan kuvakaappauksen mukaisesti.

Ja jos haluat muuttaa isot kirjaimet pieniksi, kirjoita SMALL. Lopuksi, jos haluat lisätä ison kirjaimen vain ensimmäiseen kirjaimeen, kirjoita NOMPROPRE.

17. Nollalla alkavan arvon syöttäminen

Kun arvo alkaa numerolla nolla, Excel poistaa nollan automaattisesti.

Tämä ongelma voidaan ratkaista helposti lisäämällä heittomerkki ennen ensimmäistä nollaa alla olevan kuvan mukaisesti.

18. Nopeuta monimutkaisten termien syöttämistä automaattisen korjauksen avulla

Jos sinun on kirjoitettava monimutkaista tekstiä useita kertoja kirjoittaaksesi, paras tapa tehdä se on käyttää automaattista korjausominaisuutta.

Tämä toiminto korvaa tekstisi automaattisesti oikealla tekstillä.

Otetaan esimerkiksi École Polytechnique, joka voidaan korvata yksinkertaisemmalla kirjoitettavalla sanalla, kuten Poly. Kun toiminto on aktivoitu, se korjataan École Polytechniquessa joka kerta, kun kirjoitat Poly.

Kätevää, eikö? Aktivoi tämä toiminto valitsemalla Tiedosto -> Asetukset -> Vahvistus -> Automaattinen korjaus. Täytä sitten teksti ja korvaa se oikealla alla olevan kuvan mukaisesti:

19. Saat automaattiset laskelmat yhdellä napsautuksella

Useimmat ihmiset tietävät, että mielenkiintoisia tietoja, kuten keskiarvo ja summa, voidaan helposti saada vilkaisemalla oikeassa alakulmassa olevaa tilapalkkia.

Mutta tiesitkö, että voit napsauttaa tätä palkkia hiiren kakkospainikkeella saadaksesi monia muita automaattisia laskelmia?

Kokeile sitä, niin näet, että sinulla on valinnanvaraa.

20. Nimeä laskentataulukko uudelleen kaksoisnapsauttamalla

Siinä on useita tapoja nimetä laskentataulukoita uudelleen. Useimmat ihmiset napsauttavat sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsevat sitten Nimeä uudelleen.

Mutta siihen menee paljon aikaa. Paras tapa tehdä tämä on kaksoisnapsauttaa välilehteä, jonka haluat nimetä uudelleen, ja nimetä se uudelleen tässä suoraan.

Noniin, toivottavasti tunnet olosi nyt hieman mukavammaksi Excelin kanssa :-)

Huomaa, että nämä esimerkit perustuvat Microsoft Excel 2010:een, mutta niiden pitäisi toimia hyvin myös Excel 2007:ssä, 2013:ssa tai 2016:ssa.

Mistä ostaa Exceliä halvalla?

Haluatko ostaa Microsoft Excelin halvalla?

Joten suosittelen Office 365 -pakettia, joka sisältää Excel-ohjelmiston. Löydät sen täältä alle 65 €:lla.

Huomaa myös, että on olemassa 100 % ilmaisia ​​vaihtoehtoja. Tutustu aiheeseen liittyvään artikkeliimme täällä.

Pidätkö tästä tempusta? Jaa se ystäviesi kanssa Facebookissa.

Tutustu myös:

5 parasta ILMAISTA ohjelmistoa Microsoft Office Packin korvaamiseen.

Näppäimistösymbolien tekeminen: Salaisuus vihdoin paljastettiin.